会议活动策划方案应该怎么做?需要注意什么?

会议活动策划
 

 
大型会议的组织策划往往要经过一系列繁琐的工作,若是某一步骤没做好或做到位,可能会使得会议效果不尽人意,甚至出乱子。一份详尽的策划方案能够让后期执行更加省事,但详尽的方案包含了很多事项,如会议目的、规模、时间场地、与会人员、预算、会议形式、分工等等,在策划时如何着手,要注意哪些方面呢?
策划之前的沟通是必不可少的工作,了解领导举行会议的目的,确定整个会议策划的大方向,方案要体现出主办方的意图,否则完全是无用功。比如要沟通好会议的主题是什么?多大规模?请哪些领导来?议程是什么?有什么特别交代的事项?
沟通之后应该将初步的方案拟写出来,交给领导来审核。因为在沟通过程中,有可能出现理解偏差的情况,把方案写到纸上,能够及时纠正,避免走偏。同时,如果领导需要修改,或者有新的想法,也可以及时加上去。
拟定初步方案
 
初步方案确认后,就要来细化每一个环节了,这一步骤是最重要的一步。可按照“会前、会中、会后”的思路来安排好每一个步骤。
1、会前准备:会议通知、落实与会人员名单、安排会场、会场平面图、会议签到、会议材料发放等等。
会前准备工作量较大,会场的安排比较讲究,根据不同的会议来布置现场,同时也要考虑作为安排等等。诸如会议通知、签到的事项,可以借助会议助手软件来协助,大大减少工作量。
比如企微云会议助手可以在微信/企业微信推送会议通知给参会人员;在现场可实现大屏幕签到、定位签到、微信扫一扫,每个参会人的头像都可以上3D签到墙,增强互动感,并且自动统计参会情况,及时了解会议详情。
会议助手
2、会中:物料配合、人员配合
会议每一个环节需要什么物质材料配合?工作人员在每一环节应做什么?都需要策划到位。 比如会议中有现场抽奖的环节,那是用转盘来抽奖?还是可以用会议助手软件来投放到大屏幕抽奖,人人可参与到弹幕互动?
3、会后:会议纪要、总结、宣传报道
会议结束后需不需要进行宣传报道?如果需要就要准备照片和宣传稿。会议纪要可以通过会议助手在企业微信发布,方便与会人员及时查阅,如有修改意见也可以在评论区提出。
执行中很有可能出乱子,要懂得与同事分工合作,千万别一个人把全部活揽下来。如果真有什么特殊情况,到了紧要关头往往都是顾得了头顾不了尾了,因此分工合作是必需的,多一个人分担处理当然会更靠谱。
策划方案确认完成后,由领导来公布并分配工作,这一点很重要,毕竟自己没有分工权力,同事不一定能全力执行。由领导出马,那就变成了自己分内的工作,这是不一样的性质。
完成了以上的策划工作,那么执行下去就会事半功倍。当然,在执行过程中会遇到各种各样的情况,这时就需要及时调整,灵活处理啦!
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