会议策划流程撰写步骤

会议策划不是简单的PPT的堆砌,而必须是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术,为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到最终的会议效果,好的会议策划,一定是对具体的执行方案有深入的思考,具有可行性;一定是在某些方面有突破,有新意、有创意才行。

一、会前筹划
 
▲确定会议主题→确定议事日程→确定参会人选
 
▲会前通知:通知参会人员
 
方式:电话通知或书面通知
 
内容:时间、地点、参加人员范围、会议内容、会期、报到地点、要求(笔记等)
 
注意:通知后需落实有关负责人是否收到,并及时记录
 
→确定最后参会人员
 
统计制作参会人员名单,包括参会人员所属区域、姓名、性别、职务,并最后按照其职务统计分类;
 
统计交通路线,到达时间,飞机或火车,安排接送,详细写清楚参会人员所属区域、姓名、性别、职务、电话;
 
▲联系酒店:联系房间
 
预定房间(数量、类型、时间、价格)
 
→联系会议室
 
会议厅(容量、时间、设备、价格)
 
→餐饮安排
 
是否需要在会议时准备茶点,是否需要在会后安排一个宴会,是否需要提供饮用水,正餐有多少人安排多少桌
 
▲会议准备材料:
 
1、领导讲话稿;
 
2、发放资料:会议日程安排表、铅笔和纸、讲演稿(不做保密的可以为与会代表每人一份)、其他文件、房卡等;
 
3、会议设备:电脑、投影仪、激光笔、话筒、录音录像设备;
 
▲场地布置:
 
1、会议横幅
 
2、主席台的安排:谁?几个人?怎样安排?是否需要铭牌?位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否够用?怎样安排?是多个分店(部门)的来的,除主管和中层外,其他要分区坐(座),一个团队一个区域。
 
3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员,会场都要作好安排!(设备最好准备2套以上)
 
4、如果发放奖品:要提前准备好,先发的放在上面,后发的放在下面(但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放)。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式?穿戴是否整齐、符合要求?会前是否进行过演练?
 
5、非常重要的会议,请速记员。
 
6、国际性会议,准备同音翻译。
 
▲支出预算:文件资料、路费、房间、餐饮、会议场地租借、相关设备及现场布置都需要花钱,大概多少费用也要在方案结尾概算一下。
 
▲部门分工
二、会中安排
 
设立签到处:参会人员统一签到,领取房卡,发放资料袋,说明注意事项(比如手机、着装),咨询返程时间及交通路线,统计并通知安排;
 
餐饮问题:选择对应的主管交流、座谈,要注意事先安排:那些人去?吃什么?不吃什么?在哪里?
 
注意事项:
 
1、空调的温度问题(作为主导会议方必须全程关注,温度是否过高、过低),会场的空调在冬天合适,是否在夏季可以?(如果在高楼层,因为温度会往上走,导致原空调失效),这些必须在会议前进行安排,可以提前进行降温或升温!
 
2、灯光音响效果:
 
2、冲水:冲水不能冲着对方,要拿起杯子,不要对着领导冲水,不要挡住领导形象,不能直接在桌面上冲等。(1、整个会议的过程中要保证有饮用水。2、要保证每一个人都有水喝,但不要试图在冲水时每一个都去冲。3、对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水,参会者不一定照顾到。)
 
3、会议中途休息:放音乐,1、播放时要注意选择歌曲,要选择轻音乐,脍炙人口的歌曲,避免流行歌曲、摇滚等不适合场景的歌曲2、声音一定不能太吵,因为开会大脑都容易类,在下一节会议时会产生疲劳感3、在快开始前1-2分钟关掉音乐,一般这是大家入座的通知,这时主持人要上台组织大家入座。
 
4、确保条幅、话筒、投影仪、电脑、桌签、咖啡杯、茶水等正常
 
5、确定会议记录人员、话筒接递员、会议摄像者等;




会后收尾
 
▲退房:结账,收回房卡安置好不能及时离开的与会者。
 
▲送站:根据返程时间,统筹规划,送参会人员
 
▲会议照片:如有人需要,抽时间拷给他们,会后邮件发送很不方便
 
▲收拾:会议物品,避免忙中出错,遗漏东西
 
▲整理会议记录,总结为会议纪要
 
▲进行会议总结,分析不足之处,保留不错环节
 
会议指南:一、会议背景及目的、会议主题及议题、参办单位、 大会主席、副主席、会议时间和地点;
 
二、参会嘉宾名单(姓名及职务)

三、会议日程安排(时间、地点、)
 
四、旅游安排(集合时间、地点,负责人,备用品,目的地,餐饮)
 
五、会议须知(所需证件、会议要求、注意事项)

注意事项
统计参会人员表格:姓名、电话
 
签到表:姓名、电话、性别、资料领取、签字、备注
 
到达时刻表:姓名、电话、路径、班次、时间
 
房间安排:姓名、电话、性别、时间
 
订票:姓名、电话、身份证、人数

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